Capability 01
Швидке встановлення
Встановлюйте легко повторювані завдання у пункті “Терміни”.
Усі можливості
Повторювані
Повторювані завдання без зайвих зусиль
Створюйте завдання, що автоматично повторюються щодня, щотижня або щомісяця, й забудьте про ручне планування.
Підходить для
- Operations
- HR-команди
- Адміністрація
- Service-команди
Повторювані · авто-завдання
Активне
Щотижневе ретро
Щопт · 16:00
Далі за
02:14:08
- 17.05FriГотово
- 24.05FriГотово
- 31.05FriГотово
- 07.06FriСьогодні · live
- 14.06FriВ черзі
- 21.06FriВ черзі
- 28.06FriВ черзі
−6г/тиждень рутини18 активних правил
Цифри
−6 год
на тиждень рутини
клієнтські дані
∞
кількість шаблонів
Easylim CRM
0
забутих повторюваних
опитування 2025
Все, що потрібно команді — в одному вікні
Економте час і залишайтесь послідовними у виконанні ключових процесів.
Capability 02
Функціональне налаштування
Налаштуйте повторюваність завдань адаптивно під свої потреби.
Capability 03
Отримайте завдання
Налаштовуйте коли і до якого статусу надіслати завдання.
Capability 04
Нове завдання
Автоматично створює копію завдання під час кожного повторення.
Як це працює
Маркетингове агентство
Автоматичні щотижневі перевірки кампаній, нагадування про звіти клієнтам.
- Продажі
- Освітній бізнес
Як це працює
IT-компанія
Регулярні завдання на код-рев’ю, тестування або оновлення системи.
- Бухгалтерія / фінанси
- Адміністративна команда
Розбираємо детально
Повторювані завдання — автоматизація рутини, яку ви все одно робите
5 розділів
Щотижневі ретро, місячне закриття фінансів, щоденний бекап, перевірка інвентарю першого числа — це задачі, які треба робити роками. Якщо створювати їх вручну, через 3 місяці хтось забуде. Якщо записати у Google Calendar — вони втратять контекст і прив'язку до системи задач. <strong>Повторювані завдання</strong> в Easylim створюють копію задачі за розкладом, з усіма полями, виконавцями і checklist'ами. Нижче — як налаштувати їх так, щоб команда не потонула в нагадуваннях і не пропускала важливе.
01
Розділ
Що таке повторюване завдання — і коли воно потрібне замість календаря
Повторюване завдання — це правило, яке створює нову копію задачі за розкладом: щодня о 9:00, щопонеділка, кожне 15-те число, кожен останній робочий день місяця. Копія приходить як звичайна задача — з виконавцем, дедлайном, checklist'ом, посиланнями на документи — і потрапляє на дошку, як будь-яка інша робота.
Чим це відрізняється від календарного нагадування? Календар каже «у тебе щось є о 10:00». Повторюване завдання каже «зроби це конкретне з 6 підкроками, ось де матеріали, ось куди завантажити результат». Календар забуває; задача залишається на дошці, поки її не закриють.
Типові кандидати на повторювані: щотижневі ретроспективи команди, місячне закриття фінансів (з підзавданнями «звести виплати», «перевірити інвойси», «надіслати CFO»), щоденні бекапи і моніторинг, квартальні performance-рев'ю співробітників, щотижневі звіти клієнтам, щомісячні білінг-цикли. Кожна з них — це 5-15 хвилин економії і нуль ризику пропустити.
- Календар нагадує. Повторюване завдання створює реальну задачу з checklist'ом.
- Кандидати — все, що повторюється з періодом від дня до кварталу.
- Задача залишається на дошці до закриття, не зникає як push-notification.
правило → авто-створені копії
Тиж. ретро · щоп'ятниці 16:00
Пт · 24 трав
закрито
Пт · 31 трав
закрито
Пт · 7 черв
сьогодні · live
Пт · 14 черв
у черзі
Пт · 21 черв
у черзі
Пт · 28 черв
у черзі
← минулесьогоднімайбутнє →
02
Розділ
Як налаштувати повторюване завдання — приклад на щотижневому ретро
Найпоширеніша помилка — створити повторюване «Ретро» з порожньою назвою і без опису. Через місяць у дошці накопичено 4 однакові «Ретро» без жодного контексту. Ніхто не знає, що це за ретро, які питання обговорювались минулого разу, чи воно вже відбулось. Завжди створюйте повторювану задачу як повноцінний шаблон: назва з датою (auto-fill), опис з ланкою на minutes минулих ретро, checklist з типових пунктів.
5 кроків налаштування в Easylim: (1) створіть задачу-шаблон з усіма деталями; (2) відкрийте «Зробити повторюваною»; (3) виберіть інтервал — щодня, щотижня з конкретним днем, щомісяця з конкретним числом, або кастомний cron; (4) вкажіть виконавця і ким буде кожна копія; (5) налаштуйте, за скільки годин до старту приходить сповіщення.
Приклад «Щотижневе ретро»: інтервал «щоп'ятниці о 16:00», виконавець «команда тіма А», у назві auto-fill «Ретро тижня {WW}», у описі посилання на шаблон ретро (Start/Stop/Continue), сповіщення за 1 годину. Кожної п'ятниці о 15:00 команда отримує push, відкриває картку, проводить ретро 30 хвилин, додає висновки у comments, закриває. Наступного тижня — нова картка з нуля, але historic links на попередні.
- Завжди налаштовуйте шаблон з checklist'ом, не порожню задачу.
- Auto-fill дати/тижня в назві = легко знайти потрібний інстанс пізніше.
- Сповіщення за 1 год до — оптимально. За 24 год — забувають, за 5 хв — пізно.
редактор правила повторюваності
Тижневе ретроактивне
Щодня
Щотижня
Щомісяця
Кастом
П
В
С
Ч
П
С
Н
16:00
пуш за 1г
cron · 0 16 * * 5
03
Розділ
Розклади, ротація виконавців і робота з пропущеними копіями
Розклади в Easylim — це не тільки «щодня/щотижня». Підтримуються: конкретні дні тижня (понеділок-середа-п'ятниця), конкретні числа місяця (1-ше і 15-те для виплат), останній робочий день місяця (для закриття фінансів), кожні N днів (бекап раз на 3 дні), і кастомний cron для нестандартних випадків.
Ротація виконавців — недооцінена фіча. Якщо «Ведення стендапа» виконує кожного дня інший член команди — налаштуйте ротацію по списку. Понеділок — Олена, вівторок — Сергій, середа — Марія. Без ротації один тимлід веде стендапи 200 днів на рік і починає ненавидіти ранки.
Що робити з пропущеними копіями: у Easylim є три стратегії. (1) Skip — якщо попередня копія не закрита, нова не створюється (для задач, які мають сенс тільки в певний момент). (2) Queue — нова копія створюється навіть якщо стара активна (для задач, які можна виконати з затримкою). (3) Catch-up — якщо система була offline кілька днів, всі пропущені копії створюються одразу (рідко потрібно, краще аналізувати чому пропустили).
Помилка номер один — створити 20+ повторюваних правил «про всяк випадок». Команда тоне в задачах, перестає їх читати, важливе губиться разом з рутинним. Здоровий діапазон — 8-15 активних повторюваних на команду 5-10 людей.
- Cron-розклад для нестандартних випадків (останній робочий день, кожен 3-й день).
- Ротація виконавців = ніхто не вигорає на щоденних ритуалах.
- Skip vs Queue: вибирайте свідомо, інакше будуть дублі або провали.
обробка пропусків · skip / queue
Пропустити цю копію?
Попереднє «Тиж. ретро» ще відкрите. Нова копія створиться у Пт 14 черв.
виберіть раз · діє на всі майбутні
04
Розділ
Реальний тиждень команди з добре налаштованими повторюваними
Понеділок 9:00 — авто-створюється «Стендап тижня». Виконавець — Олена (за ротацією), checklist «прочитати OOO», «перевірити прострочені», «зібрати блокери з #standup-prep». О 10:00 команда збирається — все вже готове.
Вівторок — авто-«Звіт клієнту Acme». Виконавець — менеджер проєкту, у задачі вже посилання на дашборд, шаблон email і список метрик. 20 хвилин роботи замість 1.5 годин «пошуку, де там була остання версія».
Середа — «Санітарна перевірка беклогу». Lead відкриває фільтр «задачі без власника», «без дедлайну», «у статусі більше 14 днів». Кожна — або вмирає, або реактивується. Без цього беклог через 3 місяці = смітник.
Четвер — «1:1 з [учасник тижня]» по ротації. Менеджер не плутається кого вже зустрічав, кого ні — система веде розклад. П'ятниця 16:00 — «Ретро» + о 18:00 авто-«Перевірити бекап БД» (DevOps). Тиждень закривається. Жодного нагадування у Slack.
- Ритуали (стендапи, ретро) — повторювані з checklist'ами і ротацією.
- Клієнтські звіти — повторювані з шаблонами, економія 1+ години на тиждень.
- Санітарна перевірка беклогу раз/тиждень — інакше система гниє.
повторювані прикріплюються до конкретних днів
ПН
Стендап
ВТ
Звіт Acme
СР
Стендап
Чистка беклогу
ЧТ
1:1 ротація
ПТ
Ретро
Бекап БД
СБ
НД
7 ритуалів на авто · −6г/тиждень
05
Розділ
Коли повторювані завдання не підходять — і що використовувати замість
Якщо у вас зустріч з конкретним часом (15:00 — дзвінок з клієнтом) — це не повторюване завдання, це подія в календарі. Календар оперує часом і доступностями, синхронізується з Google/Outlook, надсилає invite. Повторюване завдання — про роботу, а не про зустріч.
Якщо у вас триггер з зовнішньої системи (новий лід з форми → створи задачу для sales) — це не повторюване по розкладу, це workflow automation. Використовуйте Zapier, Make, n8n або вебхуки. Повторювані — про календарний час, інтеграції — про події в інших системах.
Якщо у вас одноразовий пік активності (запуск продукту, конференція, чорна п'ятниця) — не робіть повторюване, створіть проєкт з шаблону. Проєкт має дату завершення, повторюване — нескінченне.
Якщо у вас задача змінюється кожного разу (щотижнева аналітика, де питання різні) — повторюване дасть лише назву і дату, контент все одно треба заповнювати з нуля. Тут краще використати шаблон задачі і застосовувати вручну, або зробити повторюване дуже мінімальним (просто нагадування «не забути»).
- Зустріч з часом → календар, не повторюване завдання.
- Триггер з зовнішньої системи → Zapier/вебхуки, не cron.
- Одноразовий пік активності → проєкт з шаблону.
повторювана задача vs подія в календарі
Повторювана задача
робота · з checklist'ом
Місячне закриття · виплати
☐ Звести інвойси
☐ Надіслати CFO
☐ Архівувати місяць
ОКавто-призначена · у inbox
Подія в календарі
зустріч · з часом
Стендап · 10:00–10:15
синхр. з Google · Outlook
invites + нагадування
робота → повторювана · зустріч → календар
Коротко: що треба запам'ятати
- 1Повторюване ≠ нагадування. Це повноцінна задача з checklist'ом, що з'являється сама.
- 2Завжди налаштовуйте шаблон, а не пусту назву. Auto-fill дати в title.
- 3Ротація виконавців = здорова команда без вигорання на ритуалах.
- 48-15 активних повторюваних на команду 5-10 людей — здоровий максимум.
Інтеграції
Підключіть знайомі інструменти
Ця фіча зв'язується з тим, чим уже користується команда.
- Slack
- Telegram
- Google Calendar
- Zapier
- Gmail
- Loom
Можливі питання:
Ще можливості
Подивіться сусідні фічі
Готові спробувати?
Перший проєкт за 5 хвилин
Реєстрація без картки. Безкоштовний тариф назавжди.