Як наш клієнт-агентство виросло з 14 до 18 клієнтів за 4 місяці
Реальний кейс одного з наших ранніх клієнтів. 8 людей, 14 клієнтів, хаос. 4 правила і перехід на Easylim. Без курсів і секретних формул.
Один з наших перших клієнтів у Easylim — маркетингове агентство на 8 людей. Я доволі активно з ними працював, тому що ми тоді ще не мали налагодженого онбордингу. Хотів зрозуміти на реальному кейсі, які фічі ми зробили правильно, а які — дарма.
На старті у них було 8 людей, 14 активних клієнтів і повна турбулентність. Дедлайни рвалися, клієнти писали засновнику в особисті о 23:00, команда ненавиділа понеділки.
Через 4 місяці у них було 18 клієнтів, та сама команда з 8 людей, і ніхто засновнику в особисті більше не писав. Розкажу що ми зробили разом — без секретних формул і «ось гайд за 999 грн».
Стан, який ми застали
Будь-яка задача проходила приблизно такий шлях:
- Клієнт пише засновнику в Telegram: «потрібен пост на завтра».
- Засновник переписує задачу контент-менеджеру в інший чат.
- Контент-менеджер створює задачу в Trello (іноді).
- Дизайнер бачить що «щось треба зробити», питає у Slack, отримує інструкцію з 3 джерел.
- Через 2 дні клієнт пише «а де?» — у Telegram, особисто засновнику.
Жодного джерела правди. Кожна задача дублювалася в 3–4 місцях, нічого не сходилося. Засновник був «живим месенджером» між клієнтами і командою. 11 годин на день, 6 днів на тиждень.
Що ми зробили: 4 правила
1. Один інбокс для всіх клієнтських задач
Перше і найболючіше. Команда сказала клієнтам: «з понеділка наступного тижня усі задачі — лише через Easylim. Telegram і email я читаю, але задача без заведення в порталі офіційно не існує».
Чотири клієнти з 14 категорично не хотіли. Один (найбільший) погодився за тиждень. Двох вони втратили. Сумно — але ці двоє і так висмоктували по 30% часу засновника.
Решта 12 — пристала. У 3 тижні. Тому що пояснили: швидкість реакції зросте, плутанина зникне.
2. Канбан-дошка на клієнта, не на тип роботи
У них було «дошка дизайну», «дошка тексту», «дошка таргету». Кожна людина дивилася свою. Ніхто не бачив що відбувається з конкретним клієнтом.
Ми порадили навпаки: одна дошка на клієнта, на ній — всі задачі для нього. Дизайнер бачить що йде паралельно з його задачами для цього ж клієнта. Контент-менеджер бачить що зараз у фокусі. Менеджер дивиться загальну картину клієнта.
Кожна задача має теги — дизайн, текст, таргет, аналітика. Можна відфільтрувати по своїх. Але дефолтне представлення — клієнт-перш.
Після цього кейсу ми додали в Easylim шаблон «Agency workspace» саме з такою структурою. Зараз ним користуються 60+ агентств.
3. Понеділок 9:00 — синк по клієнтах
30 хвилин, не більше. По кожному з 14 клієнтів — 2 хвилини. Що минулого тижня, що цього. Хто блокується. Хто очікує відповіді.
До цього у них не було загальних мітингів. Кожен синкався з засновником окремо. Засновник переказував далі. Зіпсований телефон.
Зараз — 30 хвилин раз на тиждень, і команда сама розуміє куди йде час. Не «Іване, як там клієнт Х?» — а «У клієнта Х в роботі дизайн на post, дедлайн середа, чекаю від тексту».
4. Окремий канал для термінового
Реальність маркетингу: клієнти інколи мають справді термінове. Реклама вилетіла з модерації о 22:00, треба переробити. Чекати до понеділка немає сенсу.
Тому залишили «hot line» — окремий канал у месенджері, де лежать тільки термінові задачі. Правило: туди потрапляє те, що горить СЬОГОДНІ. Все інше — у Easylim.
Спочатку клієнти зловживали. Через 3 тижні самі звикли: якщо це не горить — оформи нормально, отримаєш краще.
Результат через 4 місяці
- 18 клієнтів замість 14 — на тих самих 8 людях. Жодного перевантаження.
- Засновник став CEO, а не «живим месенджером». Він тепер у задачах тільки коли треба прийняти рішення, не на пересиланнях.
- Виторг +47% за квартал. Не через нові продажі — а через те, що відсіялися ті 30% клієнтів, які «з'їдали» час, і звільнився ресурс на нормальні.
- Команда перестала ненавидіти понеділки. Це не метрика, але це найважливіше. Plus people stay longer.
Чого варто очікувати, якщо робите так само
Перший місяць — буде гірше. Якщо ти знаходишся в режимі «всі задачі через мене», перехід на портал означатиме, що деякі задачі почнуть губитися (бо команда ще не звикла дивитися туди). Це тимчасово.
Другий місяць — ще не легше, але вже зрозуміліше. Команда починає сама знаходити задачі. Засновник нарешті виходить з ролі диспетчера.
Третій-четвертий місяць — вільний час. Це шокова річ для багатьох власників агентств. Вони звикли бути зайнятими 100% часу. Раптом з'являються 2 години вільні в день. Перші тижні незручно — здається, що «щось пропускаю». Потім — звикаєш до того, що це нормально.
Що НЕ працювало (і не варто пробувати)
- SOP документація. Я пропонував написати «стандарти обробки задач» для команди. Жоден з них це не читав. Робить тільки те, що бачить у дошці.
- KPI «закритих задач за тиждень». Через 3 тижні люди почали штучно дробити задачі на дрібніші, щоб числа росли. Це математика без сенсу.
- Внутрішнє тайм-трекінг по клієнтах. Спробували — ускладнило все. Якщо ти не б'єш клієнту по годинах, тайм-трекінг — дратівлива формальність.
Підсумок
Більшість агентств тоне не у нестачі клієнтів, а в хаосі координації. 14 клієнтів — це не багато. Засновник міг працювати 4 години на день. Просто вся енергія йшла в пересилання повідомлень.
Інструмент тут — не магія. Easylim не зробив агентство кращим. Він дав структуру, в яку команда влилася за місяць. Кожна задача в одному місці. Кожен клієнт — одна дошка. Один синк на тиждень. Один канал для термінового.
Це не курс на 999 грн. Це 4 правила. У них вийшло. Спробуйте.
